Principales Missions :
Le/la secrétaire de la Formation Tout au long de la Vie travaille en collaboration et coopération avec la
Direction et l'ensemble des cadres de formation de la Formation Tout au long de la vie. Il intervient pour
l'ensemble des sites de l'IRTS de LORRAINE. Son poste est basé sur le site de l'IRTS DE NANCY.
Il/elle assure le secrétariat administratif et le suivi des actions de formation continue afin de garantir la
bonne organisation des formations et la gestion administrative des dossiers :
Gestion administrative des formations
Assurer le suivi administratif des inscriptions et des actions de formation
Rédiger, mettre en forme et envoyer les devis, conventions, convocations, attestations et certificats
de réalisation sur la base des éléments transmis par le cadre de formation
Assurer l'information des employeurs, des futurs stagiaires en répondant à leurs demandes concernant
l'offre de formation, les inscriptions, l'organisation des formations et le suivi administratif.
Gérer la boîte mail du service
Réserver les salles et les équipements nécessaires
Préparer les documents pédagogiques et administratifs des actions de formation
Contribuer au recueil des évaluations de satisfaction
Participer à la mise à jour régulière du catalogue de formation et des fiches programmes
Participer aux réponses aux appels d'offres : collecter les pièces administratives nécessaires aux
dossiers de candidature, participer à la constitution et à la mise en forme des réponses aux appels
d'offres en lien avec les responsables pédagogiques
Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi des actions
Assurer l'archivage physique et numérique des dossiers
Participer à la démarche qualité de l'organisme de formation (QUALIOPI)
Dossier de candidature (CV + lettre de motivation + copie des diplômes)
IRTS de Lorraine
Service Ressources Humaines
41, avenue de la Liberté
57050 Le Ban Saint-Martin
Ou par mail à recrutement@irts-lorraine.fr
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
