L'APHEEN, résidence destinée aux étudiants et aux enseignants située à Vandœuvre-lès-Nancy, recherche un(e) Secrétaire H/F pour renforcer son équipe à compter du 15 novembre 2026.
Au sein de la résidence, vous assurez l'accueil des locataires et visiteurs ainsi que la gestion administrative des dossiers.
Vos missions
Accueil et communication
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des locataires, visiteurs et interlocuteurs de la résidence ;
* Répondre aux demandes et orienter les interlocuteurs ;
* Filtrer et gérer les appels téléphoniques ;
* Assurer les échanges en français et en anglais.
Gestion administrative et suivi des dossiers
* Traiter le courrier entrant et sortant, physique et électronique ;
* Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers des locataires ;
* Assurer le suivi des entrées et sorties des locataires et des préavis de départ ;
* Suivre les dossiers VISALE et les assurances habitation ;
* Assurer le suivi des démarches liées aux contrats et services des locataires (EDF, notamment) ;
* Effectuer le suivi des paiements et les relances en cas d'impayés ;
* Préparer et suivre les factures destinées aux locataires et aux organismes ;
* Rédiger des comptes rendus ;
* Classer et archiver les documents, physiquement et numériquement.
Organisation
* Gérer les agendas et planifier les rendez-vous ;
* Organiser les déplacements de la hiérarchie ;
* Assurer la coordination et le suivi des interventions nécessaires à la remise en location des logements.
Gestion des logements
* Organiser et réaliser les visites des logements ;
* Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie ;
* Assurer le suivi des travaux nécessaires avant l'entrée des nouveaux locataires.
Votre profil
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint, ainsi que les outils de communication et de travail collaboratif.
Vous disposez d'une très bonne expression orale et écrite et maîtrisez parfaitement le français. La pratique de l'anglais est indispensable.
Vous êtes reconnu(e) pour votre :
* rigueur et votre sens de l'organisation ;
* discrétion et votre respect de la confidentialité ;
* excellent relationnel et votre sens de l'accueil ;
* capacité à gérer les priorités et les imprévus ;
* polyvalence et votre capacité d'adaptation ;
* aptitude à travailler en équipe.
Une expérience dans le secrétariat, l'accueil ou la gestion administrative est souhaitée.
Horaires
Lundi : 7h30 - 12h00 et 13h00 - 16h30
Mardi : 7h30 - 12h00
Jeudi : 7h30 - 12h00 et 13h00 - 16h30
Vendredi - 7h30 - 12h00 et 13h00 - 16h00
Date de prise de poste : 15 novembre 2026
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
