Offre de service :
- Accueil physique et téléphonique du client ;
- Enregistrement de la demande, évaluation des besoins ;
- Préparation des éléments et documents, pour le devis et les contrats ;
- Gestion des plannings salariés : Préparation, suivi et mises à jour des éléments de planning à l'aide des outils mis en place et respect de la réglementation, gestion des absences et des remplacements.
- Elaboration des plannings mensuels dans les délais
Suivi des interventions : contrôles journaliers des interventions
Organisation de l'aide :
- Enregistrement des demandes et renouvellement d'accords selon les procédures en place
- Préparation des éléments pour l'établissement des contrats de travail
- Organisation avec l'encadrement des RDV de médecine de travail, des entretiens du personnel
- Recueil des CP et préparation d'un planning de remplacement à faire valider au supérieur hiérarchique et / ou aux bénévoles
- Mise à jour, suivi, classement et archivage des dossiers salariés
- Réception et transmission des chèques conformément aux procédures établies
- Dépouillement du courrier
- Transmission aux bénévoles et/ou responsables de secteur de tout type d'informations
- Classement
- Frappe de certains courriers
Paye/facturation/comptabilité
- Suivi des accords , contrôle du respect des plans d'aide (besoins de la personne, nombre d'heures attribuées)
- Recensement, suivi et envoi des variables de payes
- Réception, contrôle des feuilles de travail
-- Préparation des virements et chèques de la paye
- Envoi des factures et courriers de réclamation
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
