La/le secrétaire de gestion exerce ses fonctions sous l'autorité du gestionnaire et contribue au bon fonctionnement du service de gestion.
Elle/Il assure le traitement administratif des dossiers qui lui sont confiés, met en œuvre les procédures de gestion et rend compte régulièrement au gestionnaire.
Gestion des droits constatés (GFE)
- Assurer la gestion des droits constatés dans GFE.
- Procéder aux saisies, contrôles et régularisations nécessaires.
- Préparer les éléments nécessaires à la facturation des familles.
Régie de recettes
- Assurer les encaissements des familles.
- Tenir la caisse de la régie.
- Préparer les remises.
- Assurer le suivi administratif des opérations de régie.
Processus de la dépense
- Préparer les engagements de dépenses.
- Saisir les bons de commande après validation du gestionnaire.
- Assurer le suivi administratif des commandes.
- Contrôler le service fait.
- Vérifier les factures.
- Procéder à la liquidation des dépenses.
- Assurer le suivi des dossiers de dépenses dans le respect des procédures en vigueur.
Gestion de la demi-pension (ALISE)
- Assurer la gestion quotidienne des usagers dans ALISE.
- Mettre à jour les données relatives aux élèves.
- Assurer le suivi administratif des opérations liées à la restauration scolaire.
- Informer les familles sur les questions relevant de sa compétence.
Gestion des consommables
- Assurer le suivi des stocks de fournitures administratives.
- Gérer les consommables des copieurs.
- Anticiper les besoins de réapprovisionnement et en informer le gestionnaire.
Profil recherché :
Connaissances :
. Maitrise des outils informatiques et bureautiques
. Maîtrise des techniques de communication et de la rédaction administrative
. Connaissances des règles budgétaires et comptables
Savoir-faire :
. Appliquer des règles et des procédures
. Travailler en équipe
. Rendre compte
Savoir-être :
. Être organisé et rigoureux
. Sens du relationnel
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
