RESPONSABILITÉS :
Le secrétariat assure le suivi administratif, pédagogique, financier et institutionnel des activités de l'institut de formation.
Les activités principales sont :
- Accueillir et renseigner les différents publics (candidats, apprenants partenaires, intervenants...)
- Assurer la gestion des sélections
- Assurer le suivi administratif et financiers des formations (devis, prise en charge, conventions, facturation, attestations).
- Gérer les dossiers administratifs des apprenants tout au long de leurs parcours de formation
- Assurer le suivi des données et déclarations après des organismes partenaires (Région, Dreets, Opco, CPF...)
- Organiser les instances de gouvernance de l'Institut
- Rédiger les courriers, les comptes-rendus et autres documents administratifs
- Gérer les contrats et dossiers administratifs des intervenants extérieurs
- Renseigner les différentes enquêtes collecter les données statistiques nécessaires
- Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité
- Participer à des manifestations professionnelles
PROFIL RECHERCHÉ :
Maitrise des outils de bureautique et capacité à utiliser les logiciels métiers
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Organisation et rigueur
Disponibilité et adpatabilité
Organisation et rigueur
Connaissances règlementaires de la formation d'aide-soignant
Aptitudes au travail en équipe et à la gestion simultanée de plusieurs dossiers
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
