MISSIONS
Au sein de la direction des études, il (elle) aura pour mission :
- Gestion et suivi des dossiers d'inscription, des conventions de formation, calendriers de formation, des dossiers administratifs et pédagogiques des stagiaires
- Accueil, information du public et des partenaires extérieurs / vacataires, stagiaires
- Élaboration des devis et suivi des financements avec les différents organismes
- Mise en œuvre et suivi administratif du parcours de formation des stagiaires (plannings, réservations matériels et salle, conventions, feuilles d'émargement, attestations de présence, .)
- Travail en coordination et concertation avec l'équipe pédagogique (responsable de filière - cadres pédagogiques) notamment sur la gestion des plannings
- Suivi des contrats des intervenants occasionnels
- Suivi des facturations en concertation avec le service gestion
- Rédaction, envoi de courriers et traitement de divers dossiers, classement, archivage
- Élaboration d'outils de suivi des activités et de statistiques
- Élaboration des bilans des actions et des appels d'offres
- Participation à des réunions, élaboration de comptes rendus
PROFIL
- BTS secrétariat, souhaité
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et Internet
- Très bonne communication écrite et orale
- Connaissance des dispositifs de la formation professionnelle continue
- Qualités relationnelles, sens de l'accueil
- Capacité à travailler en équipe
- Autonomie, capacité d'organisation, d'analyse et de synthèse, rigueur
- Esprit d'initiative, anticipation, capacité à s'adapter
- Aisance dans les relations professionnelles avec des interlocuteurs institutionnels
- Capacité à faire face aux situations imprévues et en urgence
- Sens de l'organisation, respect des délais, sens des priorités
- Expérience dans un poste similaire exigée (2 ans)
CONDITIONS D'EMPLOI
- CDD à à temps partiel (0.8 ETP) du 1er octobre 2026 au 28 février 2027
- Rémunération selon CCNT 15/03/66, annexe 2
- Poste basé à Poitiers, déplacements occasionnels en Région
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
