Sous la direction de la secrétaire générale de l'association, et dans le respect des consignes données, vous veillez en toute autonomie à la bonne gestion administrative et à l'intendance du siège national de l'ACO. Poste sédentaire, avec des déplacements possibles lors d'évènements ponctuels de l'association.
Vos missions seront les suivantes :
1. Secrétariat du siège national de l'ACO.
- Accueil du public, téléphonique et physique ;
- Réception, tri et dispatching du courrier papier et électronique ;
- Gestion et mise à jour de fichiers de contacts (responsables, cotisants et abonnés) et envoi de mailings ciblés à leur adresse (lettres d'information, communiqué de presse.).
- Intendance et commande des divers consommables en lien avec les différents prestataires pour le courrier, l'imprimante, les commandes de fournitures, le ménage.
2. Gestion administrative des instances et évènements nationaux.
- Mise en page des comptes-rendus, des relevés de décisions et autres documents ;
- Expédition des convocations par courrier et mailing et établissement des procès-verbaux des bureaux et conseils d'administration nationaux ;
- Gestion des réservations auprès des maisons d'accueil et suivi des inscriptions.
3. Gestion des abonnés et donateurs en lien avec la comptable et le responsable des publications :
- Gestion des abonnements à la revue de l'association (environ 3000 abonnés) : enregistrement des abonnements et des règlements, dont préparation et envoi des remises bancaires ;
- Gestion, préparation et expédition des commandes VPC (vente par correspondance de revues à l'unité et de plaquettes diverses). Facturation et remises bancaires ;
- Gestion des dons : enregistrement et remises bancaires ;
Les tâches sont amenées à évoluer selon les objectifs de l'association, les besoins des services et les logiciels.
Compétences
- Excellence dans l'administration de soutien : rigueur et organisation dans les dossiers, respect des échéances, gestion des priorités.
- Maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur.) et des logiciels de gestion de membres et de VPC (Vente par correspondance). Maîtrise des équipements téléphoniques.
- Aisance rédactionnelle et de mise en page de documents.
- Capacité d'adaptation et polyvalence. Aisance relationnelle.
Vous serez amené.e à travailler en équipe et notamment avec des bénévoles. Un attrait et une expérience au sein du monde associatif est indispensable pour mener à bien vos missions.
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
