Descriptif de l'emploi :
Rattaché(e) à l'Infirmière Coordinatrice, au sein du Service Autonomie (SSIAD), vous devrez assurer la gestion administrative du service.
Missions et activités quotidiennes :
Gestion financière et comptable
- Saisie et suivi de la facturation libérale : enregistrement des honoraires des infirmiers diplômés d'État (IDE) et contrôle des pièces justificatives.
- Interface budgétaire : transmission des documents comptables et liaison constante avec le service des finances.
Gestion des données et suivi de l'activité
- Renseignements des indicateurs réglementaires : saisie et consolidation des enquêtes statistiques (Résid-ESMS, tableaux de bord de la performance, STATS).
Gestion administrative et logistique
- Suivi des dossiers et archivage : saisie administrative, mise à jour régulière, classement et archivage sécurisé des dossiers des usagers.
- Gestion du parc automobile : suivi de la flotte de véhicules, organisation des réservations et planifi-cation des entretiens avec le garage.
- Approvisionnement : gestion des stocks et passation des commandes de fournitures de bureau et de matériel administratif.
Accueil et continuité du service
- Accueil téléphonique : prise d'appels, orientation des usagers ou des partenaires et transmission des messages au personnel soignant.
- Polyvalence et organisation : hiérarchisation des urgences, gestion des priorités et garantie de la continuité de l'activité administrative de la structure.
Votre Profil :
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Sens de la communication et des relations humaines
- Établissement et usage de tableaux de bord, outils de planification et suivi
- Techniques de capitalisation et de classement des documents
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Access, Powerpoint, internet, messagerie)
- Capacités rédactionnelles
- Technique de gestion de planning
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Sens de l'organisation et de gestion du temps
- Autonomie, discrétion, rigueur, disponibilité, qualités relationnelles
Conditions & Modalités :
Régime indemnitaire, participation employeur mutuelle santé et prévoyance maintien de salaire, adhésion au COS/CNAS (après ancienneté de 3 et 6 mois dans la collectivité).
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
