Sous la responsabilité de la Directrice Immobilier et Logistique, vous assistez cette dernière sur les tâches administratives et les opérations inhérentes au bon fonctionnement du service en relation avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
- Assurer le secrétariat du service : gestion du courrier et des mails, rédaction de courriers, notes internes, synthèses, classement, archivage et gestion documentaires
- Préparation et suivi des réunions : ordre du jour, supports, comptes-rendus
- Assurer la bonne gestion du service (planning, fourniture, mobilier.)
- Gérer la communication et l'information du service
- Tenir à jour les tableaux des occupations de bureaux, des clés, des badges, planning de l'accueil
- Mise à jour de la plateforme RT-ESR (recensement des biens immobiliers de l'État)
- Vérifier le contenu et la conformité des conventions d'hébergement de structures externes dans les locaux de la Fondation : assurer leur suivi (circuit de signature, annexes, clauses spécifiques), veiller à leur renouvellement et répondre aux besoins des structures en termes de bureaux, mobiliers, badges, clés.
- Veiller au suivi budgétaire et alerter en cas d'écart, établir les bons de commandes et contrôler les factures (service fait)
- Traiter et enregistrer les immobilisations inventoriables (entrées, sorties, changements d'affectation)
- Mettre à jour la base de données inventaire
- Recueillir les demandes et organiser les aménagements/déménagements internes
- Coordonner les aménagements de salles liés aux événements organisés ou accueillis par la Fondation
- Gérer le planning d'accueil du 54 et les prestations externes liées
- Mettre à disposition les fournitures communes pour les services
- Gérer le stock de fournitures
Profil attendu :
Titulaire d'un BAC +2, vous bénéficiez d'une expérience d'au moins cinq ans dans l'assistanat moyens généraux et/ou technique. Vous disposez en outre des compétences suivantes :
- Connaissances en matière de prestation de service
- Procédures commande et de gestion des marchés publics
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie, internet, etc.)
- Maîtrise de la gestion administrative
- Sens du service, aisance relationnelle
La politique de recrutement de la Fondation vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.
Conditions d'embauche :
Lieu de travail : 54 boulevard Raspail 75006 Paris.
Temps partiel 24 heures par semaine, les matins du lundi au vendredi.
Rémunération de 19 000 € bruts par an sur douze mois.
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
