RESPONSABILITÉS :
L'agence Start & Jobs recherche pour son client un Secrétaire bilingue allemand H/F en temps partiel.
Vos missions :
- Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent
- Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent...)
- Accueil téléphonique et/ou physique des clients, visiteurs, intervenants
- Filtrer les appels téléphoniques et faire face aux éventuelles urgences,
- Transmettre les communications ou mettre en attente,
- Capacité à prendre des notes pertinentes et des messages, transférer les messages vocaux et transmettre les autres communications au sein de l'entreprise
- Mettre à jour le dossier et le répertoire téléphonique de l'entreprise
- Affranchissement du courrier, réception et distribution de fax et du courrier
- Préparation des salles de réunion
- Prise de rendez-vous
- Assurer les tâches courantes de bureautique
PROFIL RECHERCHÉ :
Profil justifiant d'une première expérience réussie dans l'administratif, vous êtes parfaitement bilingue allemand.
Une bonne maîtrise de l'anglais est également exigée.
Vous maîtrisez l'outil informatique.
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
