Sous l'autorité du Directeur de l'établissement ou de toute personne désignée par délégation, le(la) secrétaire / assistant(e) administratif(ve) assure l'organisation et le suivi des activités administratives du service. Il(elle) contribue au bon fonctionnement de la structure en garantissant la gestion, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications.
Le(la) candidat(e) devra être capable de :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents publics et les orienter selon leurs besoins.
- Organiser et gérer efficacement les priorités.
- Planifier et organiser les instances institutionnelles : conseil de surveillance, directoire, CME, CSE
- Organiser les réunions, visites, conférences, commissions et autres événements institutionnels.
- Gérer les agendas, planifier les rendez-vous et assurer le suivi des échéances.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs.
- Assurer la réception, le traitement et le suivi des appels téléphoniques et des courriels.
- Utiliser les outils bureautiques et les technologies de l'information et de la communication (Pack Office, messagerie, logiciels métiers...).
- Identifier les informations communicables dans le respect des règles de confidentialité et du secret professionnel.
- Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau avec les différents interlocuteurs.
- Faire preuve de qualités rédactionnelles et d'une bonne expression orale.
PROFIL RECHERCHÉ
- Formation de niveau Bac à Bac +2 dans les domaines du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative.
- Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée.
HORAIRES ET CONDITIONS D'EXERCICE
Poste à temps partiel, selon les nécessités de service.
Horaires habituels : 9h00 à 12h30.
Possibilité d'effectuer une journée complète, selon les nécessités de service. Les heures effectuées en complément seront récupérées ultérieurement, en accord avec la directrice.
CONTRAT DE 1 MOIS RENOUVELABLE
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
