RESPONSABILITÉS :
Vos missions : organiser, coordonner, faciliter
Sous la responsabilité du Directeur général, vous contribuez à l'organisation et au bon fonctionnement de la Direction générale, de la vie associative et du siège.
- Être le « Happy manager » de l'équipe de la Direction générale, en facilitant le quotidien, la circulation de l'information et le « travailler ensemble » ;
- Assurer le secrétariat de la Direction générale et de la Présidence : traitement, mise en forme et suivi des documents, courriers et informations ;
- Organiser et coordonner les instances associatives (Bureau, Conseil d'administration, commissions, Assemblée générale...) : calendrier, préparation et diffusion des documents ;
- Apporter un appui organisationnel au Directeur général et aux membres du CODIR : planification, organisation des réunions et coordination logistique ;
- Assurer l' accueil et l'orientation des visiteurs ainsi que le traitement des sollicitations générales de l'association (boîte mail générique, standard, courriers et colis) ;
- Contribuer au bon fonctionnement du siège : organisation des réunions et événements, fournitures, commandes courantes et besoins logistiques ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents et actualiser les modes opératoires afin de faciliter le partage de l'information et la continuité de service ;
- Assurer l' articulation avec le propriétaire de l'immeuble et les interlocuteurs liés au fonctionnement des locaux.
PROFIL RECHERCHÉ :
Votre profil Titulaire d'une formation Bac +2, idéalement en assistanat de direction ou gestion administrative, vous disposez de préférence d'une première expérience sur des fonctions similaires.
Organisé-e, réactif-ve et autonome, vous faites preuve de discrétion, d'un excellent relationnel et d'un réel sens du service. Vous êtes à l'aise à l'écrit comme à l'oral, appréciez le travail en équipe et maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs.
Conditions et avantages - CDD de remplacement à temps partiel (50 %), pour la durée de l'absence de la personne remplacée ;
- Prise de poste dès que possible ;
- Poste basé au siège de l'association à Paris 17e, à proximité du métro Wagram et du RER C Pereire-Levallois.
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
